Trang thiết bị văn phòng bao gồm những gì? Các đồ dùng văn phòng thường sử dụng là gì? Khi đi thuê văn phòng mới, hay setup văn phòng chắc hẳn sẽ có rất nhiều đồ dùng và trang thiết bị văn phòng cần mua sắm, chuẩn bị nào là ghế văn phòng, bàn văn phòng,… nhằm đảm bảo rằng doanh nghiệp trong quá trình hoạt động sẽ không gặp bất cứ trở ngại và khó khăn nào. Hãy cùng theo dõi bài viết này nhé!
1. Các loại đồ dùng văn phòng
Các loại giấy in
Giấy là văn phòng phẩm không thể thiếu đối với bất kỳ văn phòng nào vì gần như tất cả các công việc văn phòng đều cần sử dụng tới giấy.
Giấy A4 luôn là loại giấy được sử dụng nhiều nhất và thiết yếu nhất trong môi trường văn phòng. Khổ giấy A4 được sử dụng cho các mục đích: in, photo.
Bạn có thể cần sử dụng thêm bìa màu, giấy than, giấy nhớ, giấy in hóa đơn. Ngoài ra giấy nhớ (note) cũng được sử dụng phổ biến. Thật tốt nếu công ty bạn phát cả giấy note cho nhân viên.
Nếu bên bạn có liên quan đến các công trình hay bản vẽ thì giấy A3 cũng là một trong những loại giấy không thể thiếu.
Hoặc công ty bạn chuyên về in ấn thiệp, card,… thì sự đa dạng về các loại giấy là điều rất quan trọng đấy nhé!
Sổ, sách văn phòng các loại
Công việc và hoạt động văn phòng, công ty cũng cần đến các loại dụng cụ văn phòng như sổ sách kế toán và các loại sổ văn phòng.
Trong đó, sổ sách kế toán bao gồm: các loại phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn và sổ lương,.v.v. Và sổ văn phòng thường là các loại sổ nhỏ, được nhân viên sử dụng để ghi chép, lưu ý trong quá trình làm việc.
Bìa kẹp để đựng tài liệu, cặp trình ký
Bìa kẹp tài liệu là thiết bị văn phòng phẩm giúp quản lý hiệu quả, sắp xếp, và lưu trữ các loại hồ sơ, giấy tờ cũng như tài liệu.
Vật dụng này rất quan trọng và hữu ích cho các nhân viên lưu trữ tài liệu phục vụ cho quá trình làm việc, hay trong những buổi gặp mặt, làm việc cùng khách hàng hay ký kết hợp đồng. Khi sắm trình ký, nhớ mua thêm note dán trình ký tránh phải dở từng trang khi xin chữ ký nhé.
Các loại bút
Sau khi có giấy, chúng ta cần thêm bút. Bút bi, bút chì, bút phủ, bút màu vv.vv. Tùy nhu cầu của phòng ban và loại hình kinh doanh của doanh nghiệp mà bạn có thể chọn mua các loại bút phù hợp.
2. Nội thất văn phòng
Bạn có thể nghĩ đơn giản và gom nó vào các mục như sau để dễ dàng quản lý nhé!
- Bàn: Bàn làm việc cho nhân viên, bàn họp, bàn giám đốc, bàn các cấp phó và trưởng phòng (nếu có). Bàn cho lễ tân và bàn tiếp khách
- Ghế: Ghế văn phòng ngồi làm việc, ghế giám đốc, ghế băng khu giải lao – hút thuốc (nếu có)
- Tủ: Tủ đựng hồ sơ tài liệu, tủ để đồ cá nhân.
Ngoài ra một số văn phòng có bộ phận lễ tân thường có quầy cho lễ tân, quầy checkin … Thường thì để tiết kiệm chi phí bạn có thể lựa chọn các loại bàn ghế văn phòng giá rẻ tại những cơ sở chuyên thu mua bán buôn là đại lý hoặc nhà phân phối. Nếu kinh phí hạn hẹp hơn nữa thì bạn có thể suy nghĩ đến các nơi bán nội thất đã qua sử dụng nhé.
Máy và thiết bị văn phòng
Đây là một số loại máy văn phòng phổ biến thường được dùng hiện nay
- Máy vi tính
- Máy in laser, máy in màu
- Máy photocopy, máy scan
- Máy fax
- Máy đếm tiền
- Máy chấm công
- Điện thoại cố định
- Trang thiết bị mạng (modem, switch)
Ngoài ra các văn phòng hiện nay gần như đều có trang bị cây nước nóng lạnh tự động, và với phong cách lâu nay của người Việt Nam có lẽ bạn cần sắm thêm bộ ấm chén để uống trà nữa nhé.